Help, mijn bureau heeft me geghost!
Wat als je agency verdwijnt op het slechtst mogelijke moment (en hoe je dat vermijdt)
Stel je voor. Je zit midden in de voorbereidingen van je herfstcampagne. Je team is op kruissnelheid. Je hebt eindelijk buy-in van de directie. En dan… Je bureau laat niets meer van zich horen. Telefoons gaan naar voicemail, de Slack is stilgevallen, en op LinkedIn zie je plots een post: “We sluiten een mooi hoofdstuk af. Het was een fantastische rit.” Cue: paniek, stresszweet en de existentiële vraag “Waar zijn mijn bestanden?”
Bureau-faillissementen, overnames of plotse teamwissels zijn zeldzaam, maar ze gebeuren. En zelden op een goed moment. Net als een lek in je dak – dat komt ook altijd pas als het regent.
De realiteit: bureaus zijn ook bedrijven
Laat ons eerst even de roze bril afzetten. Agencies zijn geen magische ideeënfabrieken die bestaan om jou te plezieren. Het zijn bedrijven. Met mensen, marges, ambities, conflicten en soms ook financiële zorgen. Volgens cijfers van Graydon en Trends Business Information halen in België elk jaar zo’n 3 tot 5 agencies de pers vanwege stopzetting, overname of faillissement.
Bij kleinere of gespecialiseerde bureaus is dat risico net iets groter: beperkte financiële buffers, afhankelijkheid van enkele klanten of key personen, en vaak een gebrek aan schaal om alles op te vangen bij ziekte, burn-out of vertrek.
En dan hebben we het nog niet gehad over de agencymarkt zelf. Die is in volle flux:
Consolidaties zijn dagelijkse kost. Grote groepen kopen kleinere bureaus op om niches af te dekken.
Talent is schaars. Een key creative of strateeg wordt soms letterlijk “weggekocht” met signing bonussen waar je marketingbudget van zou duizelen.
De AI-golf zet druk op businessmodellen, marges en het type werk dat klanten nog willen uitbesteden.
Kortom: stabiliteit is een illusie als je er niet op voorbereid bent.
De gevolgen: van rommelige overdracht tot echte reputatieschade
Wanneer een bureau verdwijnt, kan de impact op jouw merk groot zijn:
Je verliest cruciale kennis: de tone-of-voice gids, het strategisch denkkader, je advertentiegeschiedenis… alles zat “bij hen”.
Campagnes lopen vertraging op of vallen stil. De CEO vraagt waarom er plots geen posts meer zijn.
Je moet opnieuw op zoek naar een partner, terwijl je daar net geen tijd voor hebt.
Soms gaan er rechten verloren: het auteursrecht van dat jingle’tje of dat beeld dat zij aankochten “in jouw naam”… maar nooit echt overdroegen.
Het is niet alleen frustrerend, het is ook riskant. Je merkidentiteit staat op het spel. En in het ergste geval? Je team begint te twijfelen aan het hele agency-model.
Maar: paniek is een slechte raadgever. Preventie is een betere.
Wat kun je doen om dat risico te beperken?
Marketing is geen blind date. Het is een samenwerking die structuur, afspraken en een klein beetje wantrouwen vereist – het soort wantrouwen dat ervoor zorgt dat je een helm opzet voor je gaat fietsen.
Hier zijn een paar stevige spaakverstevigers:
1. Vraag transparantie over eigenaarschap Wie zit er achter het bureau? Is het een zelfstandige met freelancers, een bv met aandeelhouders, of onderdeel van een grotere groep? Overnames zijn niet per se slecht, maar je wil niet dat jouw project “overgedragen” wordt zonder gesprek.
2. Zet IP en overdracht zwart op wit Zorg dat in je contract staat dat alle creaties (beelden, concepten, code) jou toekomen – ook als het bureau stopt. Laat ook opnemen dat je recht hebt op bronbestanden bij het einde van het project.
3. Eis documentatie tijdens het traject, niet pas op het einde Strategiedocumenten, logins, dashboards, planningstabellen… Laat ze van bij de start gedeeld worden in een gedeelde map of projecthub. Geen “we sturen dat op het einde wel door”.
4. Hou minstens 1 backup-expert in huis of in je netwerk Een freelancer of klein ander bureau dat je vertrouwt, en dat “mee” is met het verhaal. Niet om dubbel werk te doen, maar wel om in noodgevallen de boel op te vangen.
5. Vraag regelmatig een ‘dependency check’ Wie zijn de cruciale mensen bij je bureau? Wat als die morgen weg zijn? Vraag wie de fallback is. Idealiter is er altijd een tweede projectmanager of creatief die meeleest of mee-werkt.
6. Lees de signalen vóór het stilvallen Plots minder contact, key people die verdwijnen, facturen die dubbel worden gestuurd, projecten die uitlopen zonder uitleg? Dat zijn geen kleine irritaties. Dat zijn knipperlichten. Als je buikgevoel rommelt, check dan even door.
7. Zorg voor een goeie exit-clausule Je contract moet niet alleen beginnen met vertrouwen, maar eindigen met duidelijkheid. Wat gebeurt er bij stopzetting? Wat krijg je? Hoe snel? Wat moet je nog betalen?
8. Denk in ecosystemen, niet in exclusieven Het is geen slecht idee om met meerdere bureaus te werken voor verschillende taken (vb. performance vs. branding vs. content). Zo heb je meer armslag als er eentje wegvalt.
En als het toch gebeurt?
Oké, stel: het is te laat. Je agency stopt. Wat nu?
Communiceer meteen intern – Wees transparant met je team. Leg uit wat er gebeurt, wat de impact is, en wat de volgende stappen zijn. Paniek is besmettelijk, dus geef richting.
Claim je rechten – Vraag alle bestanden, logins, contracten, en documenten op. Snel. Als er nog iemand bereikbaar is, fix het meteen.
Zet een noodlandingsteam op – Vraag hulp aan dat backup-contact, of zet je interne mensen tijdelijk in crisismodus. Focus op behoud van momentum.
Start een herselectie, maar plan het goed – Ga niet overhaast op zoek naar een nieuw bureau. Neem even tijd om je noden te herijken. Misschien is dit het perfecte moment voor een reset.
Het kan ook goed aflopen
Laat ons eindigen met een opkikker: niet elke overname is negatief. Soms betekent het net méér slagkracht, een beter team of toegang tot nieuwe diensten. Maar dan moet je partner jou daarin meenemen. Open communicatie, betrokkenheid en wederzijds respect maken het verschil tussen een breuk en een doorstart.
Een goede relatie met je bureau is dus geen garantie op eeuwige trouw. Maar met de juiste afspraken, voorzorgsmaatregelen en een vleugje realiteitszin maak je de schade bij een ‘agency ghosting’ veel minder groot.
Want ja, het is marketing. Maar het is ook een beetje risicomanagement. En jij? Jij bent niet alleen brandbuilder, maar ook… brandbeschermer.